Un nouveau préparateur doit-il être informé du secret professionnel ?

Oui. L'article R4235-5 du Code de la santé publique, en vigueur depuis le 06/03/2026, demande au pharmacien de s'assurer que les personnes placées sous son autorité sont informées de leurs obligations en matière de secret professionnel et s'y conforment.

Le nouveau peut-il utiliser la carte CPS du titulaire ?

Non. Le référentiel de la CNIL pour les officines précise que la carte de professionnel de santé doit rester strictement personnelle, sans communication du code aux autres membres du personnel.

L'assistant peut-il former un préparateur au conseil ?

Non. L'assistant décrit ici ne traite que l'organisation et l'administratif. La formation au conseil et à la dispensation se fait avec les pharmaciens.

Accueil d'un nouveau préparateur : la procédure

Accueillir un nouveau préparateur, un apprenti ou un étudiant en officine, c'est lui transmettre en peu de temps l'organisation de la pharmacie : qui fait quoi, où sont les procédures, quelles règles de secret et de sécurité informatique s'appliquent, et vers qui se tourner. Une procédure d'accueil écrite, avec une liste des points à transmettre, évite les oublis. Un assistant d'équipe prend le relais pour les questions pratiques des premières semaines (« où est la procédure des périmés ? », « qui valide un retour fournisseur ? »), sans jamais sortir de l'organisation.

Ce que disent les textes

Règle	Texte	Ce que cela change pour l'accueil
Rôle du préparateur	Article L4241-1 du Code de la santé publique (CSP), en vigueur depuis le 21/05/2023	Le préparateur seconde le titulaire et les pharmaciens, « sous la responsabilité et le contrôle effectif d'un pharmacien » ; sa responsabilité pénale reste engagée
Secret professionnel	Article R4235-5 du CSP, version issue du décret n° 2026-156 du 03/03/2026	Le pharmacien informe les personnes placées sous son autorité de leurs obligations de secret et veille à ce qu'elles s'y conforment
Accès aux données	Référentiel de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) pour les officines	Identifiant propre à chaque utilisateur, profil d'habilitation adapté, carte de professionnel de santé (CPS) strictement personnelle, carte de professionnel en formation (CPF) pour les étudiants
Alertes sanitaires	Recommandation de l'Ordre sur les rappels de lots (mars 2016)	Préparateurs, étudiants et apprentis font partie des destinataires de la procédure

Le référentiel de la Démarche Qualité Officine 2026 comporte un sous-thème « Gestion des ressources humaines » : c'est le bon endroit pour ranger votre procédure d'accueil.

La liste des points à transmettre

Voici une base à adapter. Chaque ligne renvoie à un document de l'officine.

Le premier jour

présentation de l'équipe, des rôles et du pharmacien référent du nouveau ;
plan des locaux : comptoir, back-office, réserve, zone de déballage, zone de quarantaine, enceinte réfrigérée ;
remise de l'identifiant personnel au logiciel, avec le profil d'habilitation prévu ;
rappel écrit du secret professionnel, signé (R4235-5) ;
règles de confidentialité au comptoir et au téléphone.

La première semaine

procédures de réception des commandes, du froid et des périmés ;
procédure des rappels de lots et rôle de chacun ;
consignes d'ouverture et de fermeture, alarme, coffre ;
planning, remplacements, gardes ;
règles d'usage du téléphone et de la messagerie professionnelle.

Le premier mois

lecture des procédures qualité de son poste et visa ;
point avec le pharmacien référent : questions, difficultés, besoins de formation.

Pour un étudiant, le guide de stage du Collège des pharmaciens conseillers et maîtres de stage (CPCMS) sert de référence, aux côtés du maître de stage agréé.

Ce que l'assistant apporte

Le nouveau n'ose pas toujours demander dix fois la même chose. Un assistant interne répond à partir de vos documents :

« Où se range un produit en quarantaine ? » ;
« À qui transmettre un message d'alerte imprimé ? » ;
« Quel est le planning des inventaires tournants ? » ;
« Comment se passe la fermeture le samedi ? ».

Chaque réponse cite la fiche. Le référent garde le temps pour ce qui ne s'écrit pas : le geste, le contexte, le conseil.

Ce que l'assistant ne doit pas faire

Répondre à une question de santé. L'assistant décrit ici ne donne aucune information sur un médicament, une posologie, une interaction ou une maladie. Une telle question, même posée par un collaborateur, est renvoyée vers le pharmacien.
Remplacer le contrôle du pharmacien. L'article L4241-1 place le préparateur sous le contrôle effectif d'un pharmacien : l'assistant ne valide aucune délivrance.
Contenir des données de patients. Les procédures d'accueil n'en ont pas besoin. Voir le secret professionnel à l'officine.
Juger. Il n'évalue pas le nouveau et ne garde pas de notes sur lui.

Points à vérifier

La procédure d'accueil existe-t-elle par écrit, avec sa date ?
Le rappel du secret professionnel est-il remis et signé ?
Les accès informatiques sont-ils personnels et retirés au départ (le référentiel de la CNIL demande de supprimer les permissions obsolètes) ?
L'assistant refuse-t-il bien les questions de santé, testé avec des exemples ?

Pour le reste des documents à réunir, voir par où commencer.