Assistant IA en pharmacie : les documents à rassembler

Pour mettre en place un assistant IA dans une pharmacie, commencez par rassembler les documents d'organisation que l'équipe consulte le plus : procédures qualité, fiches du back-office, plannings, consignes d'ouverture et de fermeture, contacts des fournisseurs, règles internes de confidentialité. Écartez tout ce qui contient des données de patients ou du contenu médical. Ce tri initial décide de la qualité et de la sécurité de tout le reste : un assistant ne répond bien qu'à partir de documents justes, datés et rangés.

Le principe de départ

L'assistant décrit sur ce site sert l'organisation et l'administratif de l'officine. Il ne répond jamais à une question de santé : ni médicament, ni posologie, ni interaction, ni maladie. Il renvoie vers le pharmacien. Cette règle guide le choix des documents : on ne donne à l'assistant que ce qu'il a le droit d'utiliser.

La liste des documents à rassembler

1. Qualité et procédures

Le référentiel de la Démarche Qualité Officine, publié en 2026, compte 48 principes et 18 sous-thèmes ; son kit d'outils fournit des modèles de procédures (P), mémos (M), enregistrements (E) et listes de contrôle (C). Voir les procédures qualité.

2. Back-office et logistique

• plan des zones (déballage, quarantaine, enceinte réfrigérée, réserve, promis) ;
• procédure de réception des commandes et consignes de litige ;
• planning des inventaires tournants ;
• coordonnées professionnelles des grossistes-répartiteurs et laboratoires (service client) ;
• mémo déchets.

3. Équipe

• organigramme et rôles (titulaire, adjoints, référent qualité, préparateurs, apprentis, étudiants) ;
• procédure d'accueil d'un nouveau collaborateur (voir la page dédiée) ;
• rappel du secret professionnel (article R4235-5 du Code de la santé publique) ;
• consignes de sécurité informatique : identifiant personnel, verrouillage, cartes de professionnel de santé (CPS) strictement personnelles (référentiel de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, CNIL).

4. Patients, côté administratif

• horaires, fermetures, coordonnées ;
• fiche « tiers payant : documents à apporter » (voir la page) ;
• consigne pour les gardes : renvoi vers l'outil officiel et l'affichage ;
• services proposés, sans contenu médical ;
• formule de renvoi vers le pharmacien.

Ce qu'il ne faut jamais donner à l'assistant

• ordonnances, historiques de délivrance, extraits du logiciel de gestion, dossiers patients ;
• fiches de conseil, protocoles au contenu médical, notices ;
• comptes rendus d'incident qui nomment un patient ;
• codes d'accès, mots de passe, codes de carte.

Le référentiel de la CNIL pour les officines rappelle que l'externalisation de l'hébergement de données de santé impose un hébergeur certifié : ne pas en mettre dans l'assistant simplifie tout. Voir l'hébergement des données de santé.

Les étapes

1. Choisir un premier périmètre : par exemple, l'assistant interne du back-office.
2. Rassembler et nettoyer les documents de la liste, une seule version de chaque.
3. Écrire les consignes : rôle, ton, règle de refus des questions de santé, obligation de citer la fiche.
4. Tester avec les questions réelles de l'équipe et vingt questions pièges sur la santé.
5. Faire valider par le titulaire. L'article R4235-10 du Code de la santé publique demande que le recours aux outils numériques respecte la déontologie et n'altère pas la qualité de la prise en charge.
6. Mettre à jour à chaque nouvelle version de procédure.

Des plateformes comme ALMA permettent de créer un assistant à partir de fichiers (PDF, DOCX, TXT, CSV) ou du site de l'officine, de lui faire citer ses sources et de le partager avec l'équipe en gérant les rôles. Si vous l'envisagez, l'essai porte sur trois jours pour un premier abonnement, carte demandée ; les questions sur la conservation des documents sont à vérifier avec IArche avant de vous engager.

Points à vérifier avant d'ouvrir

• Aucun document ne contient de donnée de patient.
• Chaque fiche est datée et a un responsable.
• La règle de refus des questions de santé est écrite et testée.
• L'équipe sait que l'assistant ne remplace ni le pharmacien ni les procédures papier.